社内誌の総合サイト「Commu-Suppo（コミサポ）」を運営している
ナナ綜合コミュニケーション研究所から、
毎月１度、記事を提供していただいています。
今回は、「企画会議や編集会議の進め方」について、
解説していただきました。
Ｑ：上手な企画会議や編集会議の進め方は？
Ａ：あらかじめ各自が意見を用意しておくこと
企画会議や編集会議のありようは、編集体制により各社様々です。大きく分けて、次の４パターンが多いようです。
１．編集者が一人の場合は、特に誰にも相談せず自分で決め、上司に確認してもらう。
２．編集部のメンバーが同一部署内だけで構成されているケースでは、部署内で打ち合わせをする。
３．部門を横断した編集委員会が社内報の作成にあたり、全員が自分の本業と社内報編集を兼任する。
４．専任の編集長が一人と、兼任の委員が複数いる。
３の場合は、「１人３企画ずつ」などと決めて、月例レポートのような形式で、企画案提出を義務づけるのもひとつの方法です。会議では、それぞれが持ち寄った案をすり合わせ、ブラッシュアップしていくのが良いのではないでしょうか。
４の場合は、編集長が企画案をあらかじめメンバーに提出しておき、会議で意見をもらうようにしてはいかがでしょう。
いずれにしても、会議にかけるには、事前に各自で考えておいてもらうようにしましょう。当日その場になって考え始めていては、決まるまでに時間がかかってしまいます。
また、案を出してもらうには、「次号の企画は何が良いですか？」という聞き方では、相手も答えにくいものです。「あなたが会社の動きで一番気になることは何ですか？」「いま女子社員の間で話題になっているのは？」といった、具体的な問いかけをすることです。「来年のボーナスはどうなるかが、最大の関心事」という答えでも良いのです。
こうして寄せられた案は、企画にダイレクトに生かせなくても、貴重な意見として自分の中にストックしておきましょう。タイミングを見て企画化したり、何らかの形で本人にフィードバックするのが編集者の役割です。
メンバーの力量や熱意によっても大きく左右されます。各人の間で温度差が出るのは、ある程度仕方がありません。時には編集長が明確な企画案を提示して、それをメンバーに浸透することがあっても構いません。
全国の拠点に編集委員や通信員がいる場合は、年に一度くらい全員が集まる機会を設けたいですね。全社を網羅する会議というのは、社内報以外では、あまり考えられないことです。各部署の視点から幅広く意見を聞く好機になります。
編集部署と委員・通信員の顔合わせはもとより、他の事業所の通信員同士はふだん会うことがないので、お互いに顔を覚えてもらい、モチベーションを高める工夫をしたいものです。
そして、単なる顔合わせでなく、勉強会を兼ねるようにしましょう。新聞記者やプロカメラマンを招いての講演会や実技講座、また都市部なら印刷会社・新聞社・テレビ局などの見学会も、参加者に喜ばれます。彼らは本来の業務があるにもかかわらず、手弁当で編集を手伝ってくれるわけですから、「勉強になる」「メリットがある」と実感してもらえるようなメニューを用意できれば理想的です。
ただ、編集委員にしろ通信員にしろ、編集部の手足として使うという魂胆は、お勧めできません。現実には、いい手足になっていただくと助かるのですが、手足というよりも、広報やコミュニケーションのスキルをもつ人材を、社内に育てていくという思いも、大切にしたいものですね。
本来、編集会議の目的は、良い社内報、会社にとって役立つ社内報を制作することであり、充実した活発な会議をすること自体が目的ではありません。編集会議が盛んに行われることがなくても、目的に沿った社内報の制作は可能です。
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